Les 6 erreurs les plus coûteuses de l'histoire sur Excel

Les statistiques ont prouvé que la grande majorité des modélisateurs de feuilles de calcul n’ont pas de formation de base. La raison est simple. De nombreuses personnes estiment que l’utilisation quotidienne du logiciel suffit pour en avoir la maîtrise. En réalité, le fait de savoir créer des tableaux Excel, plusieurs cellules, ne suffit pas pour prétendre avoir la maîtrise d’Excel et éviter les erreurs. Il faut apprendre Excel pour maîtriser en profondeur les fonctions avancées, les fonctions de base, les fonctions de recherche, etc.

Certaines entreprises ont payé le prix cher pour de mauvaises manipulations faites dans Excel. Nous vous avons fait un top 6 des erreurs les plus coûteuses.

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🏦 En 2012, JP Morgan a subi une perte commerciale de 6 milliards de dollars en raison d’une erreur de copier-coller d’Excel

La perte connue par JP Morgane en 2012 est liée à un simple problème de copier-coller.

En effet, la société se basait sur des feuilles de calcul pour la création des modèles de valeur à risque (Var).

Le problème est venu d’un employé qui a entré la mauvaise donnée dans le modèle. Ce dernier a pris les fausses informations d’une feuille de calcul qu’il a copiées sur une autre feuille.

Le modèle qui en a résulté a minimisé les risques. Cela a occasionné une perte commerciale de la société. Celle-ci s’élève à hauteur de 6 milliards de dollars.

C’est erreur qu’une personne travaillant dans le secteur des finances pourrait facilement faire lorsqu’elle s’occupe de plusieurs rapports de dépenses.

Prenons par exemple le cas dans lequel vous avez, dans votre processus de dépense, la copie des informations de feuilles de calcul de notes de montant personnelles. Lorsque vous faites recopier ces informations dans une feuille de calcul principale, vous pouvez très aisément faire une erreur dans la destination des informations.

Dans le cas de J.P. Morgan en 2012, il s’est révélé que le modélisateur qui a commis l’erreur a reçu un mail de la part de l'entreprise à laquelle avait fait un rapport. Cette dernière lui recommandait de faire pression sur les personnes chargées de la validation des modèles.

Les modélisateurs travaillaient par conséquent à accélérer le processus d’examen. C'est sans doute ce facteur qui a entraîné le problème au niveau des modèles.

Vous comprenez donc que lorsque l’équipe de révision est sous pression, les erreurs peuvent arriver très facilement.

Pour cela, il est très important de mettre des sécurités à l’intérieur des feuilles qui sont utilisées par beaucoup de monde. Celles-ci peuvent prendre la forme de cellules bloquées

💵 L’erreur du « signe moins » de 2,6 milliards de dollars de Fidelitys

Le fonds « Magellan » de Fidelity avait fait une mauvaise prévision pour la fin de l’année 1994. En effet, il estimait à une hauteur de 4,32 dollars par action la distribution qui sera effectuée à cette période. Cette mauvaise prévision est liée à une erreur de signe faite par un comptable de la société au niveau du logiciel tableur. Il s’agissait d’un signe négatif que le comptable a manqué de mettre au niveau d’une perte en capital nette qui s’élève à 1,3 milliard de dollars.

Il s’en est suivi une diminution du dividende de 2,6 milliards de dollars. Généralement,les erreurs ne proviennent pas du mauvais fonctionnement du tableur Excel. Ce sont des fautes humaines qui sont à la base des mauvais calculs, au niveau de l’application Microsoft Excel.

Même à petite échelle, de telles erreurs peuvent avoir de grandes conséquences. Il est important d’avoir une maîtrise globale d’Excel pour créer des systèmes de sécurité dans toutes les feuilles amenant à des décisions.

🔥Erreur de calcul de 25 millions de dollars dans le budget du bureau de l’éducation de l’Utah

En 2012, le bureau de l’éducation de l’Utah a mal estimé le nombre d’élèves que le système éducatif connaîtra comme inscrits. Cette erreur a été faite au niveau de la feuille de calcul de l’application de Microsoft Office. Il s’agissait en réalité d’un problème par rapport aux calculs visant à déterminer le nombre pondéré d’élèves. C’est de ce nombre que devrait venir le budget. Cette erreur faite dans Excel a entraîné une mauvaise estimation du budget. Ainsi, l’état de l’Utah a engendré une perte qui s’élevant à 25 millions de dollars.

Les fonctions de pondérations étant peu utilisées, celle-ci semble banale, mais n’est clairement pas sans conséquences. Larry Shumway (surintendant de l’instruction publique de l’État d’alors)est revenu sur la gravité de cette erreur au niveau de la feuille de calcul en soulevant à quel point il était difficile d’exercer leur autorité.

📷 En 2005, Kodak a subi une perte de 11 millions de dollars d’indemnités de départ en raison d’une faute de frappe dans Excel

Kodak a également été victime d’une erreur provenant de l’utilisation d’Excel. L’erreur était liée à une faute de frappe. Un membre du personnel de la société a ajouté par inadvertance plusieurs zéros à une indemnité de départ. Cette faute a faussé le calcul Excel. Ce qui a occasionné une surestimation de 11 millions de dollars.

Ce facteur démontre une fois de plus qu’une erreur au niveau d’une cellule Excelou d’un document Excel ou encore d’une feuille Excel, peut avoir des retombées très lourdes.

❌En 2008, Barclays Capital a dû dépenser des millions sur des contrats sans valeur en raison d’une erreur de formatage d’Excel

En 2008, c’était une erreur de formatage au niveau du programme Excel qui a valu à Barclays Capital un investissement financier sur des contrats sans valeur.

En effet, Barclays Capital devait procéder au rachat des contrats de Lehman Brother qui faisait faillite. Le logiciel Excel a donc été utilisé pour créer un tableau Excel contenant des contrats qui devaient faire l’objet de transaction.

Mais certaines lignes de la feuille de calcul Excel ont été cachées au lieu d’être supprimées. Sur chaque ligne Excel cachée, il y avait un contrat qui ne devait pas être acheté. Ce n’est qu’après le reformatage de la fiche Excel en PDF que les contrats cachés dans l’outil Excel sont apparus. Barclays se trouvait donc dans l’obligation de faire ces achats.

🕵️En 2010, le MI5 amis sur écoute les mauvais téléphones en raison d’une erreur

Utiliser Excel nécessite de maîtriser les fonctions. Si Barclays a utilisé la fonction de formatage avant de s’apercevoir des erreurs, l’erreur du M15 est quant-à-elle venue de ce formatage effectué sur une liste des téléphones devant être sur écoute. En effet, plus de 134 personnes n’ayant aucun lien avec l’opération ont été mises sur écoute. Les trois derniers chiffres des numéros que contient la feuille de calcul ont été changés dans le tableur Excel.

🧠Que faut-il retenir ?

Excel est un outil clé dans le monde de l’entreprise, c’est un vrai couteau suisse. Mais, comme l’ont vu ces entreprises, sa mauvaise utilisation peut entraîner des erreurs coûteuses. Votre société n’est pas épargnée. Il est donc nécessaire de prendre les dispositions nécessaires pour vous prévenir de ces différentes conséquences. Une bonne compréhension de l’outil permet d’y naviguer plus facilement et de pouvoir s’assurer de la qualité de son travail.

Avoir des outils en place pour s’assurer de la bonne formation des employés sur Excelpermet de réduire de manière conséquente le nombre d’erreurs et d’augmenter la qualité du travail. Cette formation permettra de maîtriser les fonctionnalités avancées de l’application. Avoir une initiation à Excel pour les nouveaux venants et une remise à niveau continue pour les collaborateurs est clé pour un bon développement professionnel. Ce perfectionnement leur permettra d’étendre leur maîtrise de l’outil et de maîtriser des fonctions avancées. Ils pourront notamment apprendre la RECHERCHEV ou encore de faire des analyses poussées avec les tableaux croisés dynamiques.   

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