Comment évaluer le niveau de ses employés sur Excel ?

Excel est un outil prisé dans tous les domaines et principalement dans le monde des entreprises. Cela s’explique par sa polyvalence et sa puissance. Il est important de former votre équipe afin qu’elle maîtrise ce logiciel. Mais avant, vous devez évaluer son niveau en la matière.  

Quelle est l’importance de la formation Excel ?

Excel est un logiciel qui fait partie de la grande famille Microsoft.  C'est l'un des meilleurs logiciels de traitement de données. Il permet de :

• Créer des tableaux
• Faire des calculs simples 
• Réaliser en un temps record des calculs complexes
• Réaliser des feuilles de calcul personnalisées
• Réaliser des présentations et plannings
• Faire des graphismes et macros
• Etc.

Avoir un outil avec autant de possibilités vous permet de gagner du temps. Mais maîtriser pleinement ce logiciel est difficile. D’où la nécessité de se former en Excel. 

Faire une formation en Excel à une importance capitale si vous voulez atteindre un véritable gain de productivité. 

Former son équipe en Excel : Comment y procéder ?

Afin de bien former votre personnel en Excel, vous devez d’abord déterminer vos critères d’évaluation. Ensuite, vous présenterez ces critères à vos salariés pour qu'ils sachent ce que vous attendez d’eux en termes de compétences.

En effet beaucoup de personnes estiment mal leurs niveaux et pensent maîtriser Excelalors que tel n’est vraiment pas le cas. Pour valider clairmeent leurs compétences, ils ont besoin d’une certification. C'est le meilleur moyen de savoir s’ils ont besoin de se former.

Le TOSA : La référence en matière de certification Excel

Le TOSA est un certificat reconnu sur le plan international. Il atteste la maîtrise des compétences Excel. Cette certification s’adresse à tous les particuliers souhaitant attester le niveau de leurs connaissances informatiques professionnelles.

Pour les entreprises, cette certification est la référence.  Elle est utilisée par plus de 7000 écoles et entreprises. Plus de 100 entreprises (Microsoft, Deloitte et de grands cabinets d’avocats) l'utilisent dans leur processus de recrutement.

Cette certification se fait dans des conditions d’examen dans un centre de passage agréé. Elle dure 45 minutes en moyenne. Son score peut être vérifié en ligne. 

Qu’en est-il du score du TOSA ?

Le score donné par le TOSA est compris entre 1 et 1000. Ce score traduit le niveau de maîtrise de l’employé concernant le logiciel sur lequel vous avez décidé d’évaluer votre équipe. Il s’agit du logiciel Excel ici.

• 1à 350 : débutant
• 351 à 550 : basique
• 551 à 725 : opérationnel
• 726 à 875 :  avancé
• Enfin, 876 à 1000 : expert. 

Quelles sont les compétences qui font objet d’évaluation ?

Les compétences évaluées varient d’un niveau à un autre. 

Le niveau 1

Le TOSA niveau 1 désigne le niveau débutant ayant un score situé entre 1 et 350. Il comprend l’évaluation des compétences qui sont entre autres :

• Comment prendre connaissance d’un document
• Comment conserver un document
• Comment saisir des formules basiques
• Comment représenter des données en utilisant des graphiques
• Comment trier et filtrer des données dans un tableau.

Le niveau 2 

Le TOSA niveau 2 correspond au niveau basique qui a un score compris entre 351 et 550. À ce niveau, sont évalués :

• Comment modifier un classeur
• Comment modifier l’environnement Excel
• Comment intégrer des fonctions logiques et arithmétiques dans des formules
• Comment choisir et implanter un style qui convient à chaque donnée grâce à l’utilisation de la mise en forme du logiciel Excel.
• Comment réaliser de simples graphiques pour mettre une série de données de valeur.

Le niveau 3

Il correspond au niveau opérationnel dont le score est compris entre 551 et 725. À ce niveau, sont évalués les éléments qui suivent :

• Comment utiliser des fonctions de collage spécial
• La façon d’utiliser des fonctions avancées d’enregistrement et d’impression en cas de données de taille importante.  
• Comment réaliser de longues formules
• Comment créer un tableau de données avec graphiques et sa mise en forme. 
• Comment utiliser les divers types de filtres pour rechercher des données.

Le niveau 5

Le TOSA niveau 5 n’est rien d’autre que le niveau avancé (726 et 875). Les points évalués ici sont :

• Comment gérer l’onglet « fichier »
• Comment gérer l’historique des documents récents
• Comment obtenir la fluidification de la gestion des fichiers et des données en automatisant certaines tâches.  
• Comment avoir accès à des fonctions plus compliquées en raccourcissant la bibliothèque de fonctions avancées du tableur
• Comment systématiser la présentation des pages en utilisant la mise en forme automatique et conditionnelle
• Comment créer et mettre en forme divers graphiques
• Comment générer des tableaux croisés dynamiques

Le TOSA niveau 4

Ce dernier niveau fait référence au niveau expert. Son score est compris entre 876 et 1000. À ce niveau, est évaluée la façon d’utiliser les fonctions les plus avancées pour paramétrer l’environnement Excel. Sont également évalués :

• La façon dont les fonctions de protection et révision sont utilisées pour importer, modifier et exporter les données
• Comment présenter les données sous forme de plan
• Etc.

Que faut-il retenir ?

La certification TOSA revêt d’une importance capitale dans le monde professionnel. Il prouve que celui qui détient ce certificat maîtrise les outils informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint, etc. En évaluant correctement le niveau de vos équipes vous serez plus à même de savoir s'il est necessaire de les former et vous pourrez le faire plus efficacement.

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